Printerbeheer uitbesteden? 5 voordelen
In grote organisaties is in de loop van de jaren vaak een wildgroei ontstaan aan scan- en afdrukapparatuur. Er is geen duidelijk overzicht van het aantal apparaten dat wordt gebruikt. Zeker bij bedrijven of organisaties met grote afdelingen of meerdere locaties ontbreekt vaak het overzicht. Het printerbeheer uitbesteden kan veel gedoe besparen. De belangrijkste voordelen van managed printing services op een rij.
#1. Inzicht in printergebruik
Door standaardisatie van het printerpark en het beheer bij één partij onder te brengen ontstaat een centraal beeld van de gebruikte apparatuur en de gemaakte kosten. De directie en het ict-management krijgen bovendien inzicht in print-, scan- of kopieergebruik per afdeling of individu. Kosten kunnen doorberekend worden naar de juiste afdelingen. Een ander groot voordeel is dat bij dergelijke overeenkomsten vaak het onderhoud wordt uitbesteed aan de leverancier. Afnemers hebben dan geen omkijken meer naar het onderhoud van hun apparatuur.
#2. Melding lege cartridge
De printers van PrintSmarter sturent een seintje naar het magazijn als een cartridge bijna op is. Er kan dan op tijd een nieuwe inktcassette worden gestuurd. Nu wordt er vaak pas gebeld als de cartridge leeg is waardoor de printer een tijd stil staat.
#3. Geen papierstapels bij printer
Bij de inrichting van die systemen krijgen individuele medewerkers vaak persoonlijke rechten om gebruik te maken van de printer. Dat profiel wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan een pasjessysteem. Alleen documenten die ook daadwerkelijk bij de printer worden afgehaald met de pas, worden geprint. Dat voorkomt de bekende papierstapels bij de printers.
#4. Makkelijker mobiel werken
De efficiëntie kan ook op andere manieren worden vergroot. Door koppelingen met het netwerk en ondersteuning via apps kunnen medewerkers met mobiele apparatuur printopdrachten naar de centrale printer sturen. Aanbieders van printdiensten bieden steeds vaker apps waarmee medewerkers via een draadloze verbinding (WiFi) of internet een printopdracht kunnen geven.
#5. Beter beheer en beveiliging
Opdrachten die niet zijn uitgevoerd zijn, worden uit veiligheidsoverwegingen vaak na 24 uur verwijderd uit de wachtrij. Daarnaast zijn geprinte vertrouwelijke documenten te koppelen aan een gebruikersprofiel waardoor is te achterhalen wie het document heeft afgedrukt. Ook worden printers steeds vaker voorzien van usb-aansluitingen. Bijvoorbeeld om gescande documenten naar een usb-stick te sturen of rechtstreeks op te slaan binnen een bestandsmap van het bedrijfsnetwerk.
#6. Betalen voor gebruik
Er zijn verschillende contractvormen mogelijk. Steeds vaker wordt alleen betaald voor verbruik. Bijvoorbeeld voor het aantal printjes, het inktverbruik en de ondersteuning in onderhoud en beheer per machine. Naast koop waarbij garantie een steeds grotere rol speelt, zijn huur en lease-constructies in trek. Dat sluit aan bij de trend betalen voor gebruik waarin bedrijven en organisaties de bedrijfskosten omlaag proberen te brengen.
